Da li treba da napišete zahtev za isplatu? Iako je neugodno kontaktirati klijente i tražiti od njih da plaćaju račune koji kasne, to je nešto što ljudi koji posjeduju i upravljaju preduzećima svakako moraju s vremena na vrijeme. Da biste koristili predložak pisma koji se nalazi ovdje, jednostavno kliknite na sliku ispod. Dokument će se otvoriti kao PDF datoteka koju možete uređivati, spremiti i ispisati po potrebi. Koristite ovaj vodič za Adobe printables ako vam je potrebna pomoć oko korištenja ovog dokumenta.
Pismo zahtjeva za isplatu bilansa
Koristite ovaj šablon ako trebate da napišete pismo sa zahtjevom za plaćanje nepodmirenog stanja.
Pismo zahtjeva za avansno plaćanje klijentu
Koristite ovaj šablon u situaciji kada je klijent sklopio ugovor sa vama za pružanje proizvoda ili usluga za koje je potrebno plaćanje unapred.
Zahtjev za otpuštanje plaćanja
Koristite ovaj uzorak pisma kao početnu tačku za traženje oslobađanja uplate koja se drži u escrow-u do završetka transakcije.
Savjeti za pisanje pisma zahtjeva za plaćanje
Iako bi trebalo da prilagodite informacije u šablonu kako bi odgovarale vašoj situaciji, važno je da koristite odgovarajući ton i da budete sigurni da je dokument profesionalno formatiran.
Koristite odgovarajući ton
Kada šaljete pismo klijentu ili kupcu sa zahtjevom za plaćanje, bitno je da svoju poentu iznesete što je moguće jasnije, zadržavajući pozitivan, profesionalan ton. Nemojte slati prvi ili drugi zahtjev koji je toliko negativan da se klijent osjeća napadnutim. Ako je ton previše oštar, klijent može smatrati da nema smisla pokušavati nastaviti odnos s vašim poslom. Kada se to dogodi, postoji rizik da će klijent odlučiti da ne plati račun, jer on ili ona nisu zabrinuti za očuvanje veze.
Koristite profesionalno formatiranje
Koristite memorandum kompanije i standardni format poslovnog pisma ako pismo sa zahtevom za plaćanje šaljete poštom ili faksom. U zavisnosti od procedura korespondencije u vašoj kompaniji, takođe može biti prihvatljivo da pismo pošaljete putem e-pošte. Ako je tako, bolje je uključiti slovo u tijelo poruke e-pošte umjesto kao privitak. Nije potrebno kreirati predložak memoranduma za e-poruku, ali biste trebali zatvoriti komunikaciju sa službenim potpisom e-pošte vaše kompanije.
Following Up
Ako pošaljete pismo sa zahtjevom za plaćanje na račun koji kasni, a ne dobijete odgovor od primaoca u roku od 30 dana, razmislite o naknadnom telefonskom pozivu. Kao i kod pisma, prikladno je zadržati pozitivan ton. Pokušajte da razgovarate direktno sa osobom odgovornom za plaćanje računa i potvrdite prijem pisma. Ako ste u mogućnosti da razgovarate sa odgovornom stranom, ponudite obradu plaćanja kreditnom karticom putem telefona ili online. Ako ne, pitajte kada možete očekivati da primite uplatu. Zabilježite datum i pošaljite pismo sa zakašnjelom uplatom.
Dodatne radnje za prikupljanje
Ako uplata nije primljena kako je dogovoreno, moraćete da eskalirate račun na sledeći korak u proceduri vaše kompanije za upravljanje neplaćenim računima. Ako račun ostane neplaćen tokom dužeg vremenskog perioda, ton budućih pisama o naplati moraće biti čvršći, i eventualno se predati agenciji za naplatu ako je potrebno. Iako svakako postoje okolnosti pod kojima je potrebno preduzeti radnje za konačnu naplatu, nije preporučljivo to činiti dok ne iscrpite sve moguće načine da mirno riješite kašnjenje u plaćanju. Sve dok zapravo niste spremni da pošaljete račun na prikupljanje ili preduzmete pravne radnje, nemojte spominjati takve radnje u korespondenciji sa zahtjevima za plaćanje sa ljudima ili preduzećima čiji su računi kasni.
