Održavanje efikasne volonterske komunikacije je ključno za uspjeh svake neprofitne organizacije. Da bi volonteri bili energični i uključeni u svoj rad, važno je da im kažete koje su potrebe organizacije, da im izrazite zahvalnost za njihov trud i da shvatite koliko je njihov doprinos važan. Efikasna komunikacija je ključni element za izgradnju trajnih odnosa sa volonterima.
Dodajte odjeljak za volontere na svoju web stranicu
Dodavanje posebnog odjeljka za volontere na vašu web stranicu je odličan način da komunicirate sa svojim trenutnim volonterima i privučete nove. Postavljanjem i održavanjem volonterskog komunikacionog centra na web stranici vaše grupe, olakšat ćete volonterima da budu u toku s onim što se događa u organizaciji. Obavezno postavite slike ili video zapise koji prikazuju volontere u akciji (uz njihovu dozvolu). Također možete objaviti stvari kao što su prilike za volontere, predstojeći sastanci odbora i druge informacije od interesa za volontere. U zavisnosti od toga koliko je vaša web stranica sofisticirana, možda ćete moći volonterima omogućiti način da učitaju dokumente, prate radno vrijeme ili pregledaju materijale za obuku.
Upoznajte volontere putem ankete
Anketa je koristan komunikacijski alat za upoznavanje volontera i otkrivanje kako bi se željeli uključiti u vašu organizaciju. Razmislite o tome da anketu učinite dostupnom putem odjeljka za volontere na vašoj web stranici ili je uključite u predložak e-pošte koji se šalje novim volonterima. Trebalo bi da ima samo nekoliko pitanja koja će vam omogućiti da steknete uvid u to u kojim vrstama volonterskih aktivnosti bi željeli sudjelovati i koje vještine posjeduju. Neka neko pregleda rezultate, a zatim se obratite pojedinačno s informacijama o odborima ili projektima koji odgovaraju njihovim interesima. Stavite ove informacije u bazu podataka volontera koja se može koristiti u budućnosti za obavještavanje ljudi kada novi projekti postanu dostupni.
Povežite se sa volonterima putem društvenih medija
Iskoristite prisustvo vaše organizacije na društvenim mrežama kao komunikacijski alat za interakciju sa volonterima i drugim grupama zainteresovanih strana. Ohrabrite volontere da prate stranice na društvenim mrežama organizacije i uzvratite im uslugu, na primjer tako što ćete ih pratiti na Twitteru ili Instagramu. Objavite fotografije i natpise koji ističu doprinose volontera vaše grupe, zajedno sa linkovima na medijsko praćenje grupe. Potaknite volontere na interakciju komentiranjem i/ili dijeljenjem objava organizacije. Promovirajte volonterski angažman u sveukupnim komunikacijskim naporima organizacije uspostavljanjem odbora za društvene medije koji će koordinirati ili pomoći u objavljivanju na društvenim mrežama.
Objavite volonterski bilten
Mnoge neprofitne organizacije šalju bilten volonterima, kao i donatorima, finansijskim agencijama, izvorima preporuka potrošača i drugim grupama na mjesečnoj ili tromjesečnoj osnovi. Distribucija biltena je odličan način da obavijestite zainteresirane o nedavnim postignućima dobrotvorne grupe, trenutnim projektima i budućim ciljevima. Takođe predstavlja odlično sredstvo za prepoznavanje doprinosa izvanrednih volontera. U zavisnosti od toga ko su vaši volonteri i druge zainteresovane strane, možda ćete morati da odštampate i pošaljete bilten poštom, ili će vam možda bolje poslužiti elektronski bilten. Razmislite o pozivanju zainteresovanih strana da se pretplate na njihovu željenu opciju isporuke.
Održavajte lični kontakt jedan na jedan
Kada je u pitanju izgradnja odnosa sa volonterima, ne postoji zamjena za uspostavljanje ličnog kontakta sa pojedincima koji velikodušno doniraju svoje vrijeme i talente vašoj organizaciji. Preporučljivo je povremeno zakazati sastanke licem u lice s volonterima koji imaju predsjedavajuće pozicije ili koji igraju druge ključne uloge koje omogućavaju vašoj dobrotvornoj grupi da ostvari svoju misiju. Periodično pozivanje volontera na prijavu može biti efikasan način za održavanje individualiziranog kontakta bez potrebe da ih tražite da odvoje vrijeme za formalnu, ličnu diskusiju ili video konferenciju. Izvršni direktor bi također mogao postaviti vrijeme za razgovor kada se volonteri ohrabruju da svrate ili pozovu za ličnu vezu.
Poveži se putem sastanaka odbora
Sastanci volonterskih odbora mogu biti od suštinskog značaja za uspjeh svih vrsta projekata. Kada počinje novi projekat, preporučljivo je održati sastanak sa onima koji su zainteresovani za volontiranje kako bi imali priliku da saznaju više o tome koje vrste uloga su dostupne i kakvu vrstu vremena svaka od njih može zahtijevati. Jednom kada se formira komisija, bilo za poseban projekat ili za radnu grupu koja je u toku, redovni sastanci su i dalje važni za upravljanje procesom i održavanje efektivne volonterske komunikacije. Najbolje je uspostaviti određeni raspored sastanaka, kao što je treći utorak u mjesecu, tako da volonteri mogu unaprijed napraviti planove.
Zamolite volontere da podijele povratne informacije
Komunikacija treba da teče u oba smjera. Jednako je važno ohrabriti volontere da podijele svoje misli i ideje sa organizacijom i njenim liderima kao i osigurati da informacije dođu do volontera. Postoji mnogo načina da olakšate volonterima da daju povratne informacije ili podijele prijedloge. Ako volonteri redovno dolaze u kancelariju, postavite kutiju za prijedloge. Ili postavite email adresu feedback@ koju volonteri mogu koristiti kad god žele. Također je dobra ideja da steknete naviku da odvojite vrijeme za ljude da podijele povratne informacije i prijedloge o dnevnim redovima sastanaka. Možda ćete čak htjeti povremeno ugostiti fokus grupe kako biste istražili i razgovarali o povratnim informacijama. Ono što je važno je da je volonterima lako dati povratnu informaciju.
Organizacija društvenih okupljanja za volontere
Omogućite volonterima da se povežu jedni s drugima putem društvenih okupljanja koja ne uključuju zahtjeve za doniranje vremena ili novca. Razmislite o tome da povremeno ugostite mikser samo za volontere u svojoj kancelariji ili kod kuće člana odbora ili predsjednika odbora. Pozovite sve koji su volontirali u zadatom roku. Ovisno o budžetu vaše organizacije, možete osigurati osvježenje ili je možda bolje isplanirati zalogaj. Ključno je osigurati način da se ljudi koji dijele interes za vašu organizaciju upoznaju i počnu stvarati veze. Na kraju krajeva, mnogo je veća vjerovatnoća da će vaši volonteri ostati angažirani u organizaciji ako su i njihovi prijatelji uključeni.
Prepoznaj volonterske napore
Pobrinite se da volonteri budu prepoznati za važnu ulogu koju planiraju u omogućavanju vašoj organizaciji da ispuni svoju misiju ili na drugi način pomogne važnim ciljevima. Pobrinite se da javno spominjanje organizacije prepoznaje volontere umjesto da se previše fokusira na izvršnog direktora ili druge članove osoblja. Na primjer, kada tražite publicitet za organizaciju, uputite članove medija ili blogere da, pored zaposlenih, intervjuišu i predsjednike odbora ili članove odbora. Kada objavljujete fotografije aktivnosti organizacije, odaberite slike koje prikazuju volontere. Kada promovirate prikupljanje sredstava za posebne događaje, razmislite o navođenju imena članova odbora u najavi.
Formalno izrazite zahvalnost volonterima
Priznanje je važno, ali i uvažavanje. Obavezno recite hvala volonterima, i licem u lice i putem formalnih zahvalnica. Razmislite o organizaciji događaja zahvalnosti volonterima barem jednom godišnje, kao što je ručak samo za volontere ili neko drugo okupljanje koje uključuje govor zahvalnosti volonterima i nagrade za usluge. Dajte plakete ili druge nagrade za volontere koji su dali posebno značajan doprinos grupi ili koji su dugogodišnji navijači. Uzmite u obzir nagrade za godine rada za velike prekretnice, kao i papirnate zahvalnice za sve volontere.
Koristite razne alate za volontersku komunikaciju
Svaka organizacija koja se oslanja na usluge volontera mora poduzeti korake da angažuje i zadrži one koji dijele njihovo vrijeme i talenat i da regrutuje nove ljude da pomognu. Ne postoji zamjena za održavanje efikasne komunikacije sa volonterima. Korištenje raznih komunikacijskih alata pomoći će vam da izgradite i angažirate snažan tim volontera koji su posvećeni vašoj organizaciji. Kroz efikasnu volontersku komunikaciju, moći ćete da njegujete čvrste odnose sa pojedincima za koje je verovatno da će ostati angažovani u vašoj dobrotvornoj organizaciji dugi niz godina.
