Svaka situacija zatvaranja preduzeća ima različite detalje. Vrsta posla će diktirati koje ćete radnje vi, vaši kupci ili dobavljači morati poduzeti prije nego što se posao zauvijek zatvori. Da biste razvili prilagođeno pismo koje zadovoljava vaše potrebe, počnite s uzorkom pisma i prilagodite formulaciju tako da odražava detalje vaše konkretne situacije.
Šabloni poslovnog završnog pisma
Ako upravljate procesom zatvaranja preduzeća, možda bi bilo prikladno da šaljete pisma svojim klijentima i dobavljačima. Ovdje se nalaze primjeri pisama za ovu publiku. Svakom predlošku možete pristupiti klikom na odgovarajuću sliku. Svaki predložak je prilagodljivi PDF dokument koji se može spremiti i ispisati po potrebi. Pogledajte ovaj vodič za štampanje za pomoć pri radu sa dokumentima.
Obaveštenje kupca
Ovaj predložak je dizajniran da se pošalje kupcima kako bi ih obavijestili da se kompanija zatvara. Posebno je važno poslati ovu vrstu pisma ako klijenti trebaju preuzeti artikle s vaše lokacije ili poduzeti neku drugu vrstu radnje prije prestanka poslovanja.
Obaveštenje dobavljača
Koristite ovo pismo da obavestite dobavljače da će vaša organizacija prestati sa radom, i obavezno obezbedite dovoljno obaveštenja da omogućite konačno fakturisanje računa, plaćanje i rešavanje svih nerešenih stvari.
Razlozi za pisanje pisma o zatvaranju preduzeća
Kada donesete odluku da zatvorite svoju firmu, nije preporučljivo da samo okačite natpis 'zatvoreno' na svoja vrata. Najbolje je da svojim klijentima i dobavljačima najavite zatvaranje službenim pismom. Oni su bili ključni igrači u vašim poslovnim aktivnostima kupovinom vaših proizvoda i usluga i, u slučaju dobavljača, pružanjem proizvoda i usluga koji su bili ključni u vašem poslovanju. Kao jedan od vaših konačnih čina korisničke službe, morat ćete ih unaprijed upozoriti da vaše poslovanje više neće biti dostupno.
Pismo o zatvaranju poslovanja je odličan način da se profesionalno okonča vaš trenutni poslovni odnos i objasni sve radnje koje treba da poduzmu vaši kupci i dobavljači. Slanje ovakvog pisma pokazuje trud u dobroj namjeri da komunicirate i ugodite onima s kojima vaša organizacija posluje. To također može pomoći da se osigura da se sva pitanja riješe prije zatvaranja, što može pomoći u sprječavanju potencijalnih pravnih problema da nastanu na putu.
Vrijeme obavještenja o zatvaranju
Ne postoji čvrsto pravilo o tome kada treba da pošaljete pismo o zatvaranju preduzeća. Stvarni datum slanja zavisi od nekoliko faktora.
Kupci
Želite da vaši posebni kupci čuju od vas o zatvaranju vašeg preduzeća, a ne putem glasina ili otkrivanja zatvorenih vrata bez prethodne najave. Primanje obaveštenja potvrđuje vašim klijentima da smatrate da su posebni i daje im priliku da izvrše sve neophodne završne poslovne transakcije sa vama.
U principu, razmislite o slanju završnog pisma obavještenja ili uvrštavanju kopije pisma u njihov mjesečni račun najmanje 30 dana prije datuma zatvaranja. Uslužni biznis kao što je hemijska čistionica ili radionica će morati da pruži klijentima dovoljno vremena da dođu i pokupe svoje stvari. Maloprodajni biznis će vjerovatno htjeti ostaviti puno vremena za prodaju kako bi smanjio svoje zalihe, a pismo o zatvaranju posla će biti objavljeno prije početka prodaje.
Dobavljači
Općenito je najbolje da obavijestite dobavljače o svojoj namjeri da zatvorite najmanje 60 dana prije konačnog datuma rada. Ovo će omogućiti dovoljno vremena da se računi izmire i zatvore.
Posebno razmatranje za buduće planove
Ako prodajete posao i planirate da otvorite srodni novi posao odmah nakon toga, možda ćete želeti da smanjite vremensko razdoblje između njih dvoje. Na primjer, možete odlučiti da odložite slanje pisma o zatvaranju preduzeća do neposredno prije datuma zatvaranja ako prodajete svoju franšizu za održavanje kućanstva i otvarate vlastitu uslugu čišćenja.
Šta saopćiti u svom pismu
Ključni ciljevi pisma o zatvaranju preduzeća su da jasno izrazi detalje o zatvaranju preduzeća i da se iskreno zahvali čitaocu na njihovom poslu ili usluzi. Ova pisma ne moraju biti duga da bi bila efikasna. Pismo treba:
- Recite čitaocu datum zatvaranja preduzeća
- Obavestite čitaoca o svemu što treba da uradi (kao što je da pokupi svoje hemijsko čišćenje, da plati svoj neizmireni račun ili da dođe radi rasprodaje)
- Recite čitaocu gde da uputi svoja pitanja
- Zahvalite kupcu ili dobavljaču na njihovom poslovanju
U pismu ne mora biti naveden razlog zašto se posao zatvara. Ako su razlog dobre vijesti, kao što je penzionisanje vlasnika, možete odlučiti da razlog uključite u pismo. Inače, obično je najbolje da se pismo koncentrišete na teme koje su važne za čitaoca, na primer šta treba da uradi i do kada.
Održavaj vezu
Uvijek je poželjno ostaviti poslovni odnos na pozitivnoj noti. Čak i ako nikada više ne planirate da se viđate ili radite sa osobom, najbolje je da budete korisni, pozitivni i iskreni u pismima o zatvaranju posla. Vaša profesionalnost će olakšati zatvaranje preduzeća i može vam dati prednost ako vas budući poslovni planovi dovedu do toga da u budućnosti radite sa istim tim osobama.
