Planiranje događaja za vašu organizaciju je stresno i dugotrajno. Ako budete dobro organizovani, možete da ublažite stres i uštedite vreme. Jedan važan aspekt koji treba uzeti u obzir prilikom planiranja je pozivnica. Pozivnica će obavijestiti ljude o predstojećem događaju i zamoliti ih da prisustvuju. Često je prvi put da čuju za događaj, pa je važno da pokriju sve detalje u pozivnici.
Osnovni elementi pozivnice
Osnovni elementi koje treba uključiti u pozivnicu su:
- Organizacija domaćin događaja
- Datum
- Vrijeme
- Mesto održavanja
- RSVP kontakt informacije
- Cijena za prisustvovanje događaju
Takođe je važno da pozivnicu pošaljete na vreme. To znači najmanje šest do osam sedmica prije događaja. Ovo gostima daje vremena da odgovore i planiraju u skladu s tim.
Pisanje pozivnica za prikupljanje sredstava
Odabir pravog izraza može postaviti ton za prikupljanje sredstava i obavijestiti goste o formalnosti događaja i šta bi trebali očekivati.
Smjernice za pozivnice
Neke smjernice koje treba uzeti u obzir prilikom pisanja pozivnice uključuju:
- Obavezno jasno navedite ko će imati koristi od događaja.
- Uključite pojedinosti o događaju, kao što je da li će večera biti servirana ili da li će biti gotovinski bar.
- Obavezno navedite formalnost događaja. Ako je događaj formalna stvar, spomenite da je to crna kravata kako bi gosti bili svjesni pravila oblačenja.
- Uvijek dajte kontakt informacije u slučaju da gosti imaju pitanja.
- Ako je događaj na nepoznatom mjestu, razmislite o uključivanju uputstava u pozivnicu.
Ostala razmatranja
Neke druge stvari koje treba uzeti u obzir prilikom pisanja pozivnice su:
- Tema:Odaberite temu i ugradite je u pozivnicu. Na primjer, ako je događaj golf izlet, za pozivnicu koristite temu golfa.
- RSVP: Uvijek uključite karticu odgovora koju gosti mogu poslati nazad. Kartica treba da ima mjesto za upisivanje imena gosta zajedno sa bilo kojim oblikom plaćanja ako je potrebno.
- Budite jedinstveni: Ako postoji nešto jedinstveno za vaš događaj, navedite to u pozivnici da biste privukli goste. Na primjer, može se spomenuti tiha aukcija ili aukcija uživo ili ako postoji posebna zabava.
Primjer teksta pozivnice
Postoje beskrajni načini da se uputi poziv za prikupljanje sredstava. Možete koristiti sljedeće uzorke kao vodič za pisanje vlastite pozivnice:
Uzorak 1
Godišnji ručak sa šeširima
Pridružite nam se na popodnevnom ručku
Na lokaciji
Na datum i u vrijeme
Ručak će biti serviran u 13:00. uz besplatno vino
Nagrade će biti dodijeljene za najbolji šešir
Sobar parking
$50 donacija će koristiti Organizaciji
Uzorak 2
Pozvani ste na Ime događaja
Datum
Lokacija
6:00 pm. Kokteli i predjela
Cash Bar
7:30 pm. večera
Tiha aukcija uživo
Crna kravata cijenjena
Benefiting ABC
Privucite goste da prisustvuju vašem događaju
Zapamtite da je pozivnica često prva stvar koju će gosti vidjeti kako bi ih upozorili na vaš događaj. Obavezno odvojite vrijeme da pažljivo odaberete pozivnicu i izrazite je na jasan način koji gostima daje detalje o tome što mogu očekivati. Kada kreirate pozivnice za prikupljanje sredstava, uvijek imajte na umu ton koji želite postaviti za vaš događaj i odražavajte to u svom tekstu. Budite kreativni koliko želite da namamite goste da prisustvuju vašem događaju prikupljanja sredstava i da podržite vašu stvar.
