Obrazac W-9 Internal Revenue Service (IRS) je naslovljen "Zahtjev za identifikacioni broj i potvrdu poreznog obveznika." Ovaj dokument IRS je dizajniran da prikupi osnovne porezne informacije od određenih poreskih obveznika, koji mogu biti pojedinci ili preduzeća.
Svrha obrasca W-9
Prvo i najvažnije, W-9 pruža kompaniji osnovne informacije o poreskim obveznicima sa kojima posluje. Omogućava im da poreskom obvezniku prijave iznos koji je plaćen poreskom obvezniku za pružene usluge. Državljani Sjedinjenih Država i strani pojedinci, korporacije, fondovi i druge vrste poslovnih subjekata koji nemaju porez po odbitku od svoje zarade moraju popuniti W-9, dok nerezidentni stranac ili strani pojedinci umjesto toga popunjavaju obrazac W-8.
Ako poreski obveznik ne popuni i ne vrati W-9 ili pruži netačan ili nepotpun identifikacioni broj poreskog obveznika (TIN), sva sredstva uplaćena poreskom obvezniku mogu biti predmet rezervnog zadržavanja. U ovoj situaciji, kompanija bi zadržala 28% prihoda poreskom obvezniku i poslala zadržani dio Poreznoj upravi. Ovo je način federalne agencije da osigura da se plaćaju odgovarajući porezi, čak i ako poreski obveznik nije ispravno identifikovan.
Kada su W-9 potrebni?
Preduzeće treba da dobije W-9 od bilo kog pojedinca ili kompanije za koje će morati da podnese izveštaj sa informacijama poreskoj upravi. Na primjer, preduzeće koje angažuje nezavisnog izvođača da dizajnira novu web stranicu kompanije će vjerovatno morati podnijeti obrazac 1099-MISC Poreznoj upravi kako bi prijavilo koliko je platilo web dizajneru.
Da bi se podneo kompletan 1099-MISC, preduzeću su potrebne identifikacione informacije ugovarača - ime, TIN, adresa i tako dalje. Preduzeće će morati da prikupi obrazac W-9 od ugovarača da dobije te informacije. Slično tome, preduzeća će često zahtijevati W-9 obrasce od korporativnih dobavljača kako bi imali informacije koje su im potrebne da prijave svoje poslovne troškove kako to zahtijeva IRS.
W-9 Zadržavanje zapisa
Kao i kod većine poreskih dokumenata, preduzeća bi trebalo da čuvaju kopije svih obrazaca W-9 najmanje tri godine nakon podnošenja poslednje relevantne poreske prijave (ili datuma dospeća prijave, ako je kasnije). U gornjem primjeru, ako je posao sklopio ugovor sa web dizajnerom 2017. godine i on je završio svoj posao prije kraja godine, preduzeće bi trebalo da zadrži svoj W-9 obrazac najmanje do 16. aprila 2021. (pod pretpostavkom da je preduzeće prijavilo svoj 2017. poreska prijava 15. aprila 2018.).
Kako popuniti obrazac W-9
Pravi W-9 je prilično kratak i relativno jednostavan. Sastoji se od tri glavna dijela: lični podaci, TIN i potvrda.
Odjel za lične informacije za pojedince
Na liniji 1, pojedinačni poreski obveznici moraju da navedu svoje ime kako je navedeno u njihovoj poreskoj prijavi. Iako su tehnički privredni subjekti, samostalni preduzetnici moraju staviti svoj pravni naziv u ovaj odjeljak.
Pojedinačni poduzetnici ponavljaju svoje ime u drugom redu, koji poziva na 'Poslovno ime ili naziv zanemarenog entiteta'. Ovdje stavljaju svoje puno ime i slova DBA, što znači 'poslovanje kao', nakon čega slijedi izmišljeni naziv za posao, ako ga ima. Na primjer, ako je John Smith bio jedini vlasnik Speedy Plumbing, on bi prvi red popunio kao John Smith, a drugi red kao John Smith DBA Speedy Plumbing.
Dalje, poreski obveznik čekira polje 'Pojedinac/samostalni vlasnik', koje se nalazi ispod redova imena. Poreski obveznik takođe mora navesti svoju poštansku adresu u redovima 5 i 6. Podaci o klijentu mogu biti uključeni na desnoj strani obrasca u ovoj oblasti, ali nisu obavezni.
Odjel za lične informacije za preduzeća
Preduzeća ili drugi entiteti moraju staviti svoje službeno ime (tačno onako kako je navedeno u njihovoj poreskoj prijavi) u red 1. Ako preduzeće takođe ima trgovačko ime ili DBA, to ide u red 2.
Dalje, poreski obveznik označava kvadratić koji označava kako je privredni subjekt klasifikovan u smislu njegove pravne strukture. Moraćete da navedete da li je entitet korporacija C, korporacija S, partnerstvo, društvo sa ograničenom odgovornošću (LLC), itd.
Ako je preduzeće jednočlano LLC preduzeće, označite polje 'Pojedinac/samostalni vlasnik' umjesto 'LLC' polje. LLC preduzeća koja su odabrala alternativni oblik oporezivanja (npr. LLC koja je odlučila da bude oporezovana kao S korporacija) unijela bi šifru poreske klasifikacije u prostor pored potvrdnog okvira LLC, kao što je navedeno u obrascu.
Glavna poštanska adresa entiteta mora biti navedena u redovima 5 i 6. Adresa klijenta se takođe može dodati u prostor sa desne strane odeljka za poštansku adresu, ali nije obavezno.
Izuzeci
Većina poreskih obveznika će ostaviti praznine u redu 4. Prvi razmak u redu 4 označava da je poreski obveznik izuzet od rezervnog poreza. Pojedinci i samostalni poduzetnici gotovo nikada neće biti izuzeti od rezervnog zadržavanja, ali u određenim situacijama su izuzete korporacije. Šifre i okolnosti primaoca uplate su navedene na trećoj stranici W-9. ako se kvalifikujete za jedan od ovih uslova, stavili biste odgovarajući broj koda u prvi prostor za red 4.
FATCA odjeljak reda 4 primjenjuje se samo ako podnosite W-9 stranoj finansijskoj instituciji i izuzeti ste od izvještavanja o usklađenosti poreza na strani račun (FATCA). U toj situaciji, pregledajte listu kodova i razloga na trećoj stranici obrasca W-9 da vidite da li se kvalifikujete i postavite odgovarajuće slovo koda na FATCA prostor u 4. redu. Kada ste u nedoumici, pitajte finansijsku instituciju koja traži obrazac da li treba da popunite ovaj prostor.
Informacije o broju računa
Posljednji red u odjeljku ličnih podataka odnosi se na 'brojeve računa.' Ovdje porezni obveznik navodi sve račune koje imaju kod Porezne uprave za plaćanje zaostalih poreza ili unaprijed plaćanja za očekivane obaveze po osnovu poreza. Ove informacije su opcione i obično ih treba ostaviti prazne.
Identifikacioni broj poreskog obveznika (PIB)
Odeljak PIB mora biti popunjen bez obzira da li je poreski obveznik fizičko lice, samostalni preduzetnik ili privredni subjekt.
- Pojedinci stavljaju svoj broj socijalnog osiguranja na desnu stranu obrasca, u predviđena mjesta.
- Samostalni preduzetnici i LLC preduzeća sa jednim članom mogu koristiti ili svoj broj socijalnog osiguranja ili identifikacioni broj poslodavca (EIN), iako Porezna uprava preferira brojeve socijalnog osiguranja.
- Čak i ako je određena osoba odgovorna za entitet, druge vrste poslovnih subjekata stavljaju svoj EIN u predviđene prostore.
Sekcija za certifikaciju
U ovoj sekciji, poreski obveznik potpisuje obrazac i potvrđuje da su informacije koje sadrži tačne. Nepružanje ili svjesno podnošenje lažnih informacija podliježe kaznama poreskog obveznika.
W-9 Usklađenost
Bilo da ste nezavisni ugovarač ili preduzeće koje pruža usluge klijentu ili ako ste kompanija koja angažuje pojedince ili poslovne subjekte za pružanje usluga, obrasci W-9 su kritični za usklađenost sa porezom. Potražite stručni savjet od kvalifikovanog poreskog stručnjaka ako imate posebne okolnosti ili niste sigurni da li trebate popuniti ili zatražiti ovaj obrazac.
