Dok sve poslovne konferencije općenito uključuju različite govornike koji raspravljaju o temama od interesa za prisutne, najbolji događaji uključuju niz različitih vrsta aktivnosti. Pobrinite se da sljedeći događaj koji planirate bude uspješan uključivanjem opcija koje će se svidjeti svim segmentima ciljne publike.
Keynote Speakers
Ključni govornici mogu biti velika privlačnost za učesnike konferencije. To su obično opšte prezentacije sesije, što znači da nema drugih govornika koji drže sesije u isto vreme. Teme su obično izvan standardnog profesionalnog razvoja, nudeći inspiraciju ili jedinstvene uvide. Iako se glavni izlagači mogu zakazati u bilo koje vrijeme, oni su često rezervirani za prvu i posljednju sesiju na konferenciji.
U zavisnosti od veličine i budžeta događaja, neke grupe rezervišu poznate ličnosti ili druge osobe visokog profila kao glavne govornike. Na primjer, Dan Rather je bio glavni govornik za HR Florida 2016., a Malala Yousafzai će govoriti na konferenciji i Expo-u Društva za upravljanje ljudskim resursima (SHRM) 2018. Manje organizacije često rezervišu lokalne poznate ličnosti ili motivacione govornike za ove sesije. Glavne govornike možete pronaći preko organizacija kao što su National Speakers Association ili Big Speak.
Bez sesije
Sesije su edukativni programi koji se održavaju tokom dana na događajima poslovnih konferencija. Zakazano je više od jedne sesije u isto vrijeme, kako bi se polaznicima omogućilo da biraju između različitih tema kako bi mogli u određenoj mjeri prilagoditi svoj raspored. Razmislite o rezervaciji uspješnih profesionalaca u vašoj oblasti, industrijskih konsultanta i trenera, predstavnika vladinih agencija i drugih stručnjaka za ključne riječi. Razmislite o postavljanju poziva za govornike na web stranici vaše organizacije kako biste ohrabrili ljude zainteresirane da daju svoj doprinos da podnose prijedloge.
Prilikom zakazivanja posebnih govornika, važno je ponuditi široku lepezu tema i rasporediti teme kako bi ljudi vjerovatno mogli pohađati programe koji odgovaraju njihovim interesima. Na primjer, ako imate dva govornika o računovodstvu, zakažite ih u različito vrijeme kako bi ljudi koji su najzainteresiraniji za računovodstvo imali priliku da prisustvuju oba. Ponudite znatno različite teme u isto vrijeme, kao što su marketing ili korisnička podrška, tako da polaznici koji nisu zainteresirani za računovodstvo također imaju mnogo izbora.
Brainstorming Sesije
Jedna od najvećih prednosti prisustvovanja konferencijama je prilika da se upoznate i komunicirate sa profesionalcima koji isto misle. Razmislite o tome da na dnevnom redu odvojite vrijeme za sesije razmišljanja o određenim temama. Na primjer, možete blokirati nekoliko izdvojenih sesija koje će biti diskusije za okruglim stolom o vrućim temama relevantnim za učesnike. Alternativno, možete odrediti prostor za sjedenje u predvorju objekta koji će biti odvojen za diskusije o posebnim interesima u različito vrijeme tokom dana. Polaznici koji su zainteresovani da saznaju više o tome šta drugi misle o naznačenim temama će ceniti priliku da učestvuju u nečemu ovakvom.
Maloprodaja
Konferencije često sadrže prenosive maloprodajne objekte u kojima učesnici mogu kupiti brendirane artikle koje sponzorsko udruženje nudi, kao što su majice, olovke, portfelji i još mnogo toga. Ova maloprodajna mjesta također obično nose knjige autora koji govore na događaju. Ako vaša grupa nije u mogućnosti da investira u veliku količinu inventara, samo dostavite nekoliko artikala za izlaganje koje učesnici mogu naručiti na događaju kako biste ih isporučili u njihov dom ili ured. Vjerovatno će im se svidjeti što neće morati da nose ili pakuju predmete da ponesu kući, pa ćete možda otkriti da na ovaj način prodajete još više.
Potpisi knjiga
Kad smo već kod autora, dobra je ideja zakazati potpisivanje knjiga za govornike koji su objavili knjige tokom događaja. Općenito je najbolje ugostiti potpisivanje knjige određenog autora odmah nakon govora pojedinca, jer učesnici koji su uzbuđeni zbog prezentacije pojedinca mogu otići direktno na potpisivanje kako bi kupili knjigu koju su potpisali. Ovo može pomoći vašoj grupi da poveća prodaju knjiga, a također čini mogućnost govora na vašem događaju posebno privlačnom za autore.
Sajam
Većina poslovnih konferencija uključuje dio sajmova, koji uključuje odvajanje prostora u kojem prodavači i sponzori mogu postaviti štandove za prikazivanje svojih proizvoda i usluga u zamjenu za naknadu. Novac koji dolazi kao rezultat naknada vezanih za učešće na sajmovima može pomoći u pokrivanju troškova održavanja cjelokupnog događaja i pomoći organizaciji za planiranje da zaradi prihod za podršku svom radu.
Za neke konferencije, sajam ostaje otvoren cijelo vrijeme, dok je na drugim odjeljak za štandove izlagača dostupan prisutnima samo u vrijeme kada sesije ne traju. Svakom izlagaču je dodijeljen poseban prostor na štandu na kojem postavlja izložbe na kojima promovira svoje proizvode i usluge. Oni dodeljuju članove tima da rade u štandovima i komuniciraju sa učesnicima. Većina distribuira literaturu o proizvodima i nudi neku vrstu poklona (obično promotivnih poslovnih poklona ili grickalica), kao i prikuplja kontakt informacije od sudionika koje će ih koristiti u marketinške svrhe u budućnosti.
Tiha aukcija
Ako je vaša konferencija veliko prikupljanje sredstava za sponzorsku grupu ili drugu asocijaciju, razmislite o organizaciji tihe aukcije. Ovo uključuje prikupljanje doniranih predmeta za koje učesnici mogu licitirati u određenom vremenskom okviru tokom konferencije. Kada se licitacija završi, onaj koji ponudi najveću ponudu za svaki artikal "pobjeđuje" - što znači da će kupiti predmet. Oni koji se angažuju zabavljaju se u kupovini i natjecanju, posebno ako ostvare odlične cijene, a organizacija uživa dodatni prihod od događaja.
Hrana: obroci i grickalice
Hrana je važan dio svakog konferencijskog događaja! Šanse su da ćete morati kupiti obroke i grickalice u kongresnom centru, hotelu ili drugom mjestu gdje će se događaj održati. Trebalo bi da planirate lagani doručak ujutru ako događaj počinje rano u toku dana, ručak sa tanjirima ili na bazi švedskog stola i popodnevne užine. Neki događaji također uključuju večernje obroke u jednoj ili više noći, posebno ako postoji ceremonija dodjele nagrada ili posebna večernja glavna prezentacija.
Kada naručujete jelovnik, budite sigurni da imate širok izbor opcija kako biste uzeli u obzir posebna ograničenja u ishrani. Ako nudite izbor na bazi švedskog stola, budite sigurni da postoji izbor za ljude koji ne mogu (ili odluče da ne) jedu stvari poput glutena, šećera, pšenice, orašastih plodova ili mesa. Također je preporučljivo imati dostupne opcije za one koji slijede veganski način života. Ako servirate jela na tanjiru, dozvolite polaznicima da se odluče za obroke koji odgovaraju njihovom načinu ishrane. Jedan od načina da to učinite je da u formular za registraciju uključite odjeljak u kojem učesnici mogu odrediti ograničenja u ishrani ili dati posebne narudžbe.
Početni prijem
Razmislite o organizovanju uvodnog prijema prve večeri konferencije usredsređenog na angažovanje učesnika na događaju i promociju pristalica (prodavci i sponzori). Ideja je da se ugosti zabavan događaj kojem će se ljudi radovati i koji će im dati priliku da se druže sa ostalim učesnicima na strukturiran način.
Ovi prijemi se često održavaju na sajmu, pružajući učesnicima prvi pogled na izlagače u opuštenom okruženju u kojem se služe hrana i piće. Ovo stvara dodatnu vrijednost za prodavce i sponzore koji plaćaju da imaju štandove za izlagače, jer su učesnici konferencije obično dobro posjećeni ovim prijemima.
Verovatno možete pronaći sponzora koji će jamčiti troškove ove vrste događaja u zamjenu za promotivno razmatranje. Ako ćete služiti alkohol na recepciji, razmislite o tome da svakom sudioniku date određeni broj ulaznica za piće kako bi mogao dobiti nekoliko pića besplatno. Ovo će pomoći u kontroli troškova i minimizirati druge potencijalne probleme odgovornosti. Hrana ili druge vrste pića ne bi trebalo da se naplaćuju.
Društvene veze
Dobra ideja je uključiti dodatne neformalne načine da se polaznici povežu jedni s drugima i druže na opušten način. Na primjer, možete uključiti Tweetup koji omogućava ljudima da se povežu u zabavnom smislu, dok istovremeno povećavate prisutnost događaja na društvenim medijima. Odaberite zvanični hashtag za događaj, tako da učesnici mogu podijeliti svoja iskustva na mreži.
Takođe je dobra ideja omogućiti polaznicima da se prijave za učešće u grupnim događajima koje bi sami platili, kao što su obroci u određenim vrstama restorana, sa govornicima ili autorima čiji je rad istaknut na događaju, ili za razgledavanje lokalnih znamenitosti. Ovo je posebno korisno za ljude koji ne idu s drugim ljudima koje poznaju jer im pruža način da upoznaju druge polaznike i da se uključe u lokalno područje bez potrebe da sami izlaze.
Zabava
Zabava može biti odlična dodatna karakteristika za velike konferencije, posebno one koje traju više dana. Neke višednevne konferencije uključuju događaje nakon radnog vremena kao što su koncerti, komične predstave ili zabave kojima učesnici mogu prisustvovati. Ulaz za učesnike bi trebao biti uključen u ukupnu kotizaciju za registraciju događaja, iako biste im vjerovatno trebali dozvoliti da kupe dodatne ulaznice samo za dio(e) usmjerene na zabavu. Na taj način je moguće da poslovni putnici koji dovedu prijatelje ili članove porodice sa sobom uključe svoje saputnike na ove vrste događaja.
Grupe za vježbanje
Može biti teško ostati u toku sa svojom rutinom vježbanja kada ste van grada na konferenciji. Može biti od pomoći kada organizatori događaja objave raspored organiziranih grupnih vježbi. Na primjer, možete upoznati člana odbora sa lokalnim područjem za domaćinstvo dnevnih šetnji ili trčanja, ili izdvojiti prostor na mjestu gdje ćete ponuditi grupne fitness časove onima koji žele sudjelovati.
Attendee Door Nagrade
Ljudi vole da pobeđuju, tako da može biti sjajno obezbediti načine da se učesnici registruju i osvoje nagrade tokom događaja. Možete uključiti nagrade za vrata koje obezbjeđuje sponzorska organizacija, kao i artikle koje su dali prodavci. Na primjer, neke grupe mogu dodijeliti veliku novčanu nagradu (finansiranu od strane organizacije ili sponzora), zajedno sa manjim nagradama koje doniraju izlagači na sajmovima.
Mnoge grupe upravljaju procesom dodjele nagrada na vratima tako što polaznicima daju bingo kartice popunjene imenom svakog sponzora ili prvih nekoliko dobavljača koji se registruju i plate. Polaznici moraju posjetiti navedene štandove kako bi dobili jedinstvene pečate ili potpise, a zatim se popunjene kartice unose u izvlačenje. Karte se izvlače u unapred određeno vreme (obično na kraju dana), a nagrade se dodeljuju učesnicima koji prisustvuju.
Na nekim događajima, prodavci koji imaju nagrade za vrata dodeljuju ih prikupljanjem vizitkarti od učesnika ili skeniranjem bar kodova sa njihovih bedževa.
Nagrade za vrata izlagača
Neke grupe nude i nagrade za vrata izlagačima kao način daljeg angažovanja pojedinaca i kompanija koje pružaju finansijsku podršku za konferenciju. Jedna od opcija je izvlačenje imena jednog ili dva izlagača kako bi dobili besplatan prostor na štandu za događaj naredne godine. Možda biste trebali razmisliti i o crtanju imena predstavnika dobavljača kako biste dodijelili zabavne nagrade koje će uživati. Oni će to cijeniti i možda će im pomoći da potaknu svoje poslodavce da učestvuju sljedeće godine!
Evaluacije
Važno je dobiti povratne informacije od ovogodišnjih učesnika, kao i od prodavaca i sponzora. Omogućite svima koji su uključeni način da popune obrazac za evaluaciju. Možete distribuirati papirnate evaluacije na događaju ili naknadne aktivnosti slanjem ankete u roku od nekoliko dana. Bez obzira na to kako tražite povratnu informaciju, važno je da to učinite! Takođe je važno da slušate! Objavite rezultate i uzmite u obzir povratne informacije koje uzmete u obzir kada počnete planirati događaj sljedeće godine.
Sjajnu konferenciju
Iako ovo nije sveobuhvatna lista svih mogućih vrsta aktivnosti koje bi mogle biti uključene u konferenciju, to je odlična polazna tačka. Pregledajte ove ideje i ohrabrite ostale uključene u planiranje vašeg sljedećeg događaja da učine isto. Iskoristite ono što ste naučili da odaberete neke aktivnosti i kao početnu tačku za razmišljanje o drugim idejama koje bi mogle pomoći da vaš događaj učinite još privlačnijim za vašu ciljnu publiku. Postoji mnogo konferencija, tako da je važno poduzeti korake kako biste bili sigurni da vaša pruža vrijedne prilike za profesionalni razvoj i resurse, kao i malo zabave.
