Kada vas zaposlenik obavijesti da daje otkaz, može biti teško znati šta reći. Menadžeri su često iznenađeni kada zaposlenik da otkaz, pa je važno da budu spremni da na odgovarajući način reaguju kada zaposlenik preda pismo ostavke ili izjavi da napušta posao.
Šta reći kada zaposlenik da otkaz
Ne postoji samo jedan pravi način da se odgovori kada neko napusti posao. Na mnogo načina, ono što biste trebali reći će se razlikovati ovisno o specifičnostima situacije i politikama i procedurama vaše kompanije. Bez obzira na sve, važno je odgovoriti na građanski i profesionalan način.
Opcije početnog odgovora
Kada vam zaposlenik kaže da daje otkaz, budite spremni da odmah odgovorite na njegovu izjavu, na miran, hladan način. Primjeri odgovarajućih početnih odgovora su:
- Žao mi je što to čujem.
- Hvala što ste me obavestili.
- Iznenađen sam kad saznam da odlaziš.
Ne govorite ništa što bi se moglo protumačiti kao negativno, osuđujuće ili pogrdno. Suzdržite se od reagovanja na način koji bi ukazivao da lično donosite odluku te osobe da odustane.
Zahtjev za pisano obavještenje
Većina kompanija zahteva pismeno pismo ostavke. Ako zaposleni nema pismo, zatražite ga nakon prve izjave. Najbolje je da dobijete pismenu obavijest u trenutku kada vam zaposlenik kaže da odlazi. Može se napisati rukom, poslati e-poštom ili brzo otkucati i odštampati. Pismo o ostavci jednostavno treba da sadrži datum, izjavu da zaposlenik odlučuje dati otkaz i šta pojedinac očekuje da će biti posljednji radni dan.
Da biste zatražili pismenu ostavku, možete reći:
- Drago mi je da ste mi rekli, iako politika kompanije zahteva pismeno pismo ostavke. Imate li pripremljenu?
- Ako nemaš pismo ostavke, napravimo ga sada. Evo notesa koji možete koristiti.
- HR će tražiti kopiju vašeg pisma ostavke. Vidim da imaš telefon sa sobom. Hoćeš li podići svoju e-poštu i samo ukucati kratku bilješku kojom potvrđujemo naš razgovor i poslati mi je?
Budite spremni da odgovorite na pitanja, uključujući koliko obaveštenja kompanija očekuje kada zaposlenik da otkaz. Konačan odgovor potražite u priručniku zaposlenih u kompaniji ako niste sigurni.
Prihvati ostavku
Osim ako ne postoji ugovor koji bi zabranjivao zaposleniku da može dati otkaz, obavijestite ga da prihvatate njegovu ostavku. Recite im da ćete vi ili predstavnik HR-a biti u kontaktu kako biste finalizirali detalje njihovog izlaska iz organizacije nakon što prođete kroz odgovarajuće kanale.
Pitanja za praćenje
Možda ćete želeti da postavite nekoliko pitanja kako biste pokušali da razumete zašto je osoba odlučila da ode. Primjeri pitanja koja bi bila prikladna uključuju:
- Da li biste bili voljni da podelite šta vas je navelo da date ostavku?
- Da li se nešto konkretno dogodilo zbog čega ste odlučili da odete?
- Da li biste mogli da podelite šta planirate da uradite sledeće nakon što se vaše vreme ovde završi?
Ne tjerajte zaposlenog na odgovore. Zaposleni nije dužan da kaže poslodavcu zašto daje otkaz ili šta planira dalje da radi. Ne postavljajte previše pitanja. Ako zaposlenik nerado dijeli, ostavite ga na miru. Šanse su da će neko u HR timu postaviti slična pitanja tokom intervjua za odlazak pojedinca.
Poželi im dobro
Završite razgovor pristojno izražavajući zahvalnost i poželevši im dobro. Na primjer:
- Hvala na tvom trudu tokom vremena koje si ovdje. Najbolje želje za nastavak uspjeha.
- Hvala što ste me lično obavestili. Cijenim vašu pažnju i želim vam dobro.
- Nedostajat ćeš. Najlepše želje za veliki uspeh u bilo kojoj karijeri kojom težiš.
Napredak nakon ostavke zaposlenika
Kada je ostavka zaposlenog prihvaćena, doći će vrijeme da se fokusiramo na tranziciju. Uključite odgovarajuće osoblje za rukovanje papirologijom i procedurama za raskid ugovora, uključujući HR i tim za informatičku tehnologiju. Potraga za zamjenom će morati započeti, a ostali zaposlenici će morati biti obaviješteni. Suočavanje s ostavkom dobrog zaposlenika nije nešto sa čime se nijedan menadžer želi suočiti. Ako budete spremni da se nosite sa ovim slučajem, moći ćete da obradite ostavku zaposlenog sa profesionalizmom i gracioznošću.
